二、精心策劃、周密籌備
凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢。要達(dá)到預(yù)期的招商目的，前期準(zhǔn)備至關(guān)重要。準(zhǔn)備工作主要涉及如下方面：
1、策劃參展戰(zhàn)略。著眼于企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大勢，運(yùn)用整合策略，概括最具吸引力的自身優(yōu)勢，分析經(jīng)銷商的投資意向、投資領(lǐng)域、相關(guān)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目材料要求等；提煉會展招商的核心理念，要深遠(yuǎn)而有感召力，讓受眾能一下子領(lǐng)會并記住，產(chǎn)生強(qiáng)烈的沖動來參加。所有工作都一定要圍繞核心理念來展開。
2、編制會展招商策劃流程。編制籌備、布展、撤展的日程計(jì)劃、參展人員培訓(xùn)計(jì)劃、當(dāng)?shù)厥袌稣{(diào)查計(jì)劃、安排展覽現(xiàn)場或場外的招待會、差旅日程、訪客回應(yīng)處理程序、展覽期間的約談訪問計(jì)劃、拜訪當(dāng)?shù)刂攸c(diǎn)客戶等計(jì)劃。以上這些方案都要盡可能表格化、清晰表現(xiàn)工作計(jì)劃等。
3、發(fā)布參展招商信息。在展會開幕前一個(gè)月至兩周內(nèi)，將企業(yè)參展信息(突出的市場潛力、產(chǎn)品賣點(diǎn)、展位號、住房號等)告知經(jīng)銷商與潛在客戶，起到先入為主的作用。發(fā)布途徑主要有種：郵寄邀請函或門票，發(fā)布電子郵件和媒體廣告。專業(yè)媒體可選擇《現(xiàn)代鎖業(yè)》、《五金科技》、《中國五金》，產(chǎn)經(jīng)媒體可選擇《中國經(jīng)營報(bào)》、《銷售與市場》，全國性的大眾媒體可選擇《南方周末》、區(qū)域性媒體可選擇《南方都市報(bào)》等。
4、制作展覽(招商)資料。以圖文并茂形式介紹企業(yè)的緣起、背景、產(chǎn)品情況、銷售政策、市場管理制度、終端建設(shè)策略，讓經(jīng)銷商全面了解企業(yè)、產(chǎn)品及市場運(yùn)作思路，增進(jìn)合作信心。包括企業(yè)畫冊、銷售管理手冊、產(chǎn)品手冊、傳單、新聞稿和影視VCD、會議禮品等。招商資料應(yīng)制作精美，與品牌風(fēng)格相吻合。
5、網(wǎng)絡(luò)傳播。借助參展商與展覽網(wǎng)頁的鏈接，提高公司知名度，在線答復(fù)參觀者的問題，做展覽期間的約談。網(wǎng)頁上發(fā)布參展主題和不涉密的圖片、下載的產(chǎn)品示范，上網(wǎng)者可先在網(wǎng)路上簡單了解廠商的產(chǎn)品，再至?xí)鋈〉迷敿?xì)資料。列出未來參展一覽表，方便客戶做參觀規(guī)劃，提高展覽現(xiàn)場辨識度。
6、設(shè)計(jì)制作展位。展位是企業(yè)的臉面，一線品牌適宜根據(jù)展位面積、位置及周圍環(huán)境設(shè)計(jì)展位，采用特裝布展，特裝成本高但發(fā)揮空間大，在氣勢上震撼客商、打壓競爭者，提高經(jīng)銷商的凝聚力和招商效果。展位設(shè)計(jì)搭建可由展會當(dāng)?shù)貙I(yè)展覽工程公司實(shí)施；拉網(wǎng)展架整體流暢，不拘于三面圍板式結(jié)構(gòu)，突出公司形象和傳遞產(chǎn)品信息，價(jià)格適宜，便于攜帶，要充分應(yīng)用聲、光、電、色彩、人員組合的良好氛圍。
7、培訓(xùn)參展人員。鎖具企業(yè)普遍缺乏專職展覽招商的人員。對臨時(shí)抽調(diào)人員和翻譯的培訓(xùn)內(nèi)容包括：企業(yè)知識、產(chǎn)品知識、市場現(xiàn)狀、銷售政策、銷售渠道組建方式、主要競爭對手、談判技巧及相關(guān)的營銷技能。要注意鼓舞士氣，讓參展人員尤其是新手樹立自信，從容應(yīng)對客戶，培訓(xùn)要做到信息共享、明確責(zé)權(quán)，并進(jìn)行流程研討。培訓(xùn)的方式有課程式、導(dǎo)演式和會議式等。
8、準(zhǔn)備物料。物料提前準(zhǔn)備好，會使現(xiàn)場工作有條不紊，省去不少麻煩。物料有：招商的資料、樣品銷售找零的錢幣、飲料、廣告用品、禮品、名片盒、簽名通訊錄、簽字筆等辦公文具等；準(zhǔn)備大量代表參展商產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，帖上公司標(biāo)簽，贈送索取樣品的客商。
9、保障措施。制定制度，由專人保管資料、名片、現(xiàn)金、帳冊、文件包；制定保健的措施、發(fā)生意外時(shí)人員疏散計(jì)劃、消防的措施、戶外雨天工作程序等。
